律师小团队协作痛点用工具解决 - 和讼

律师小团队协作痛点用工具解决

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现在很多律师团队在沟通过程中还广泛的采用微信群的方式。但是随着微信群的沟通人数和沟通项目增多的时候,相信大家的沟通会变得越来越力不从心。这很自然,因为微信的设计初衷就是社交,不是为了工作来的。

比如这种情况:

● 微信传文件易过期

团队协作,经常需要将一个文件在微信里传来传去,用的时候点开一看,文件过期不能下载,还要找对方再发一遍;

● N个修改版本,找不到最新版

文件时常要多人/反复修改,于是形成了v1,v2,v3...N个版本,根本分不清哪个是最新版,也不知道前面的人到底修改了哪里;

● 项目进度无法统计

对团队中每个成员完成的工作,需要专门的人整理和统计。某个环节任务Delay了,迟迟没人发现和敦促,直到deadline才急急忙忙救火。由此我们可以推导出一款对律师来说称得上好用的协作工具,至少要能够实现:文档协作、项目协作内部沟通等基础功能。

当我们面临的问题可能是一个共性的问题的时候,那么有至少95%的概率在网络中已经有了成熟、完备的解决方案。
你要做的仅仅是找到它,学会它,使用它,让其他人一起使用它。

本期我们讲一下许多律师团队都在用的Tower。

多团队、权限管理、App/网页/微信端同步、无限子任务、在线网盘、团队日程,基本上在线的小型团队协作需要的功能它都有,而且免费!


尽管Tower是一款普适性很高的办公工具,但并不是每个律师都能够很快的上手,如果个人经常使用To do list类的工具,懂得一些简单的项目管理知识,上手都会很快。


不过如果完全不懂上面说的那些都是啥意思,就需要学习一下了。



首先,从团队项目管理的角度出发,最基础的部分:人、时间、资源


有了这些,工作才可能进行,那这些在Tower里通过什么形式体现呢?


人:你自己作为团队一员,点击自己的页面可以看到自己被指派的任务,和日程。

在项目页面,也可以看到参加项目的成员。

如果是团队管理员的话,还可以对团队不同的成员进行分组,设置其访问和编辑不同项目的权限。

还有最常用的,对具体任务指派负责人。

时间项目的推进通常采用时间节点的方式。

比如下周三下午的庭,那么在这之前有多少材料需要准备,拆分下来有多少任务呢?

这些环环相扣,需要短时间内协调多方的任务,时间的排期就显得格外重要,每一个任务后面设定截止日期,就会知道那些事是应该最先完成的了。

团队日历,也是一个非常好用的工具,工作中的重要节点和会议,都可以写在团队日历中,还可以通过iCalendar订阅,直接显示到我们的智能手机日历上。

资源:项目的执行需要各种各样的文件、以及碎片化的信息。


很多人在工作的时候,忙于不停的用U盘周转文件或者在微信里不停的翻聊天记录。


好不容易翻到了,提示“文件过期”,然后只能给对方发个语音说:
不好意思上次那个文件你再给我发一遍呗?哪个?就上次那个。。。


项目资料的整理是可以节约我们大量时间的,Tower的共享网盘以及协作编辑的文档,可以让每个人在上面找到他们需要了解的项目信息。


共享盘之前存在容量限制,但是现在似乎开放了?小编传过几次几百兆的PSD,暂时还没有遇到容量超限的问题。

到这里基本上能够理解整个工具是如何运转的了吧?

总结

Excel也好,Tower也好,市面上诸如此类的还有很多。


归根结底都是工具而已。

在互联网应用技术和人工智能都日趋成熟的今天,可能每一天都有几十上百个新的工具问世,一个月前看似无解的工作难题,一个月后可能网上已经有了完美的解决方法。

所以,在开展工作前好好的分析一下你的工作,不要蛮干硬干傻干,把宝贵的时间投入到更有意义的事情上去,比如读书,健身,写作,陪伴家人... ... 

而不是把时间投入到那些重复的,低效率的工作中,一个好的工具就像一把火箭筒一样,可以让我们的效率飞上天,而且对敌人的打击稳准狠。

而我们要做的的开动自己的意识雷达,找到合适的火箭筒